Entrega un inventario que coincida con la sede
Marca en tu lista dónde está cada aire y qué ambiente atiende. Incluye síntomas, restricciones conocidas y antecedentes que puedan ayudar a entender su estado. Identifica las unidades exteriores sin subir a cubiertas ni abrir zonas cerradas para completar la ficha.
Verifica que el inventario coincida con la propuesta aprobada. Si aparece un equipo adicional o una falla nueva, informa el cambio y pide aclarar si afecta el alcance. La guía para pedir una cotización explica cómo preparar esa ficha sin suponer información técnica.
Resuelve permisos de ingreso y acceso al equipo
Si tu oficina o local de Cali está en un edificio administrado, consulta las condiciones de ingreso del personal, herramientas y materiales. Comprueba quién puede abrir cuartos, terrazas o zonas comunes relacionadas con los equipos y coordina el acompañamiento que corresponda.
Una autorización de la portería no demuestra que exista acceso seguro a la condensadora. Describe al prestador la ubicación y los obstáculos para que evalúe los medios y permisos necesarios. En propiedad horizontal y zonas comunes puedes revisar cómo separar el mantenimiento del equipo de las decisiones sobre áreas compartidas.
No improvises el acceso a fachadas o cubiertas
Si la unidad exterior exige aproximarse a bordes, usar medios especiales o entrar a una cubierta en Cali, pide que la empresa evalúe esa condición antes de pactar el trabajo. Deja identificado quién comprueba las condiciones reales, quién autoriza el acceso y cómo se comunicará una suspensión por lluvia u otro impedimento. Aclara también cómo se documentaría lo que quedó sin intervenir.
No prepares sillas, muebles o escaleras improvisadas como solución. Tampoco atribuyas al personal de la sede la tarea de sostener equipos o acompañar maniobras que no conoce. Si no están resueltas las condiciones seguras, la programación debe revisarse con el prestador. Cómo elegir técnico en Cali reúne preguntas para evaluar al posible contratista.
Todo trabajo en alturas requiere permiso de trabajo en alturas y la verificación de las condiciones de seguridad previstas en la resolución. Si el acceso a la unidad exterior encaja en ese ámbito, confirma con el contratista quién evalúa el riesgo y tramita el permiso. Tener escalera o autorización de la portería no demuestra que la intervención pueda hacerse de forma segura. Fuente: Ministerio del Trabajo; Resolución 4272 de 2021, compilación Colpensiones, art. 15.
Coordina la parada y protege el espacio
Acuerda con el prestador qué ambientes deben desocuparse y qué condiciones necesita para trabajar. Pregunta por la protección de mobiliario, equipos electrónicos y superficies, así como por el manejo de agua y residuos. Confirma los puntos disponibles que solicite, sin modificar conexiones por tu cuenta.
- Retira objetos que impidan acercarse al equipo desde una zona segura.
- Protege documentos y aparta elementos sensibles al agua o a los productos de limpieza.
- Coordina con quien administra la operación la interrupción del ambiente afectado.
- Define quién autoriza cambios si durante la revisión aparece un hallazgo.
Deja las maniobras técnicas al prestador
Preparar la sede no significa lavar serpentines, retirar cubiertas, tocar cableado o manipular refrigerante. La empresa debe definir el procedimiento y las condiciones necesarias para intervenir. No energices un equipo abierto ni hagas pruebas mientras el personal trabaja en él.
Si detectas antes de la visita olor a quemado, chispas o agua cerca de componentes eléctricos, evita usar el aire y restringe el acceso al área afectada. Anota lo observado para la evaluación técnica. La guía sobre aire que no prende o se apaga solo ayuda a describir el síntoma sin intentar una reparación.
Prepara también la recepción del trabajo
Designa a alguien que conozca la propuesta para revisar el informe y registrar qué equipos se intervinieron. Pide distinguir tareas terminadas, limitaciones de acceso y hallazgos pendientes. Un trabajo no realizado necesita quedar identificado, aunque los demás equipos hayan quedado listos.
Conserva el informe, las aprobaciones adicionales y las condiciones de garantía del mantenimiento. Ese cierre permite retomar los pendientes sin depender de la memoria de quien estuvo presente.