Empieza por un inventario que se pueda reconocer
Asigna a cada aire un nombre ligado a su ubicación: recepción, sala de reuniones, oficina interior o habitación. Añade tipo, marca, modelo visible y ubicación de la unidad exterior. Si desconoces un dato, déjalo por confirmar; no lo reemplaces con una suposición.
Registra también si funciona, si tiene síntomas y si conserva antecedentes de servicio. En una sede de Cali con áreas de uso diferente, este inventario permite distinguir equipos que requieren mantenimiento preventivo o correctivo antes de agruparlos en el presupuesto. Conserva la identificación de cada unidad también cuando varias atiendan el mismo ambiente.
Pide que el desglose separe tareas y gastos compartidos
El presupuesto debería permitir rastrear qué corresponde a cada aire y qué corresponde a la organización de la visita. No todos los equipos tienen el mismo tamaño, acceso o grado de suciedad. Un valor global puede esconder esas diferencias y dificultar la aprobación si cambia el inventario.
En una relación de consumo, el precio anunciado debe incluir impuestos y costos adicionales; los cargos extra deben informar su motivo y valor. Para una relación de consumo, el total debe permitir reconocer cargos compartidos y adicionales. En tu inventario separa por unidad lo que se limpia o repara y deja el desplazamiento como concepto identificable; la ley no establece una tarifa por aire. Fuente: Congreso de Colombia; Ley 1480 de 2011, texto en Función Pública, art. 26.
| Concepto | Qué debe quedar claro |
|---|---|
| Trabajo por equipo | Identificación, actividades y exclusiones de cada aire. |
| Gasto de la sede | Desplazamiento, preparación y condiciones de acceso que se cobren aparte. |
| Hallazgo correctivo | Diagnóstico, repuesto y autorización independientes del preventivo. |
| Total aprobado | Qué cambia si un aire no se puede intervenir o se retira del alcance. |
Agrupa por acceso y continuidad del negocio
Un trabajo coordinado en Cali puede compartir preparación y desplazamiento, pero también puede necesitar etapas para que la sede siga funcionando. En una oficina, revisa qué áreas pueden cerrar juntas. Antes de agrupar varios aires en una orden, identifica quién autoriza el trabajo en cada espacio y qué equipos entran al presupuesto, especialmente cuando comparten dirección.
No des por hecho que las unidades exteriores están juntas o que todas son accesibles desde el mismo lugar. Revisa la preparación de la visita con el inventario a la vista. Pide que cualquier limitación de acceso quede identificada por equipo, con su efecto en el presupuesto.
Evalúa el programa completo, además de la visita
Una propuesta de mantenimiento programado debe explicar cómo se decide la frecuencia y qué registros deja. Multiplicar el precio de una limpieza por el inventario no alcanza para conocer el costo de sostener los equipos: faltan accesos especiales, diagnósticos y reparaciones que podrían surgir.
Separa el presupuesto del servicio acordado de una reserva interna para imprevistos. Esa reserva no autoriza a gastarla. Consulta cada cuánto hacer mantenimiento para evitar que todo el inventario reciba la misma frecuencia sin considerar su uso.
El descuento, si existe, debe aparecer explicado por el proveedor. La cantidad de aires por sí sola no demuestra una economía en el trabajo.
Recibe el resultado con el mismo inventario
Al cerrar el servicio, confronta la lista aprobada con el informe. Debe ser posible saber cuáles aires se intervinieron, cuáles quedaron pendientes y qué hallazgos necesitan otra decisión. Registra también si una unidad no pudo probarse o si el acceso impidió completar una tarea.
Conserva esa trazabilidad para la siguiente contratación. Si el proveedor presenta un paquete, revisa qué ocurre con los equipos excluidos y cómo se liquida una ejecución parcial. El contrato de mantenimiento programado puede recoger estas condiciones antes de que empiece el trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Conviene pedir un valor por aire o por toda la sede?
Pide un total de la sede respaldado por un desglose por equipo y por gastos compartidos. Así puedes comparar ofertas y ajustar el alcance sin perder la explicación del cobro.
¿Los equipos averiados deben entrar en el paquete?
Deben figurar en el inventario con su estado real. El diagnóstico y la reparación se acuerdan por separado cuando exceden el preventivo, para que el paquete no oculte trabajos sin aprobar.