Usa el mismo inventario como punto de partida
Relaciona cada unidad con su ubicación y estado conocido. Comprueba que las propuestas se refieran a esos mismos equipos y que distingan la unidad interior de la exterior. Si una empresa presupuestó solo las unidades accesibles y otra incluyó las de acceso restringido, sus totales responden a trabajos diferentes.
Entrega una descripción común de lo que buscas y registra las aclaraciones de cada proponente. La guía para pedir una cotización sirve para preparar esa base. Deja las capacidades y referencias tal como aparecen en la placa; una suposición puede cambiar el alcance evaluado.
Traduce las etiquetas generales en tareas
‘Servicio completo’ no permite saber qué recibes. Pide que se describan las labores sobre filtros, serpentines, drenaje y componentes que se revisarán. También importa cómo se verificará el funcionamiento al terminar y qué informe quedará para la administración.
Distingue una inspección de una reparación y una limpieza superficial de una intervención que requiera desmontaje. Consulta qué incluye el preventivo para formular preguntas; esa guía no sustituye el alcance escrito del prestador. Si una propuesta usa otra descripción, solicita que explique la diferencia.
| Aspecto | Qué debe quedar claro |
|---|---|
| Equipos | Cuáles se incluyen y cuáles quedan sin intervenir. |
| Tareas | Qué se limpia, qué se inspecciona y qué se prueba. |
| Acceso | Qué preparación exige y qué medios especiales contempla. |
| Cierre | Qué registro entrega y quién recibe el trabajo. |
Haz visibles los costos que podrían aparecer después
Revisa si el desplazamiento, la evaluación inicial, los medios de acceso y el manejo de residuos están incluidos o requieren una propuesta separada. Pide que la empresa diga cómo actuaría si no puede acceder a una unidad o detecta una falla antes de comenzar.
La recarga de refrigerante y el cambio de componentes merecen explicación propia. No aceptes una autorización abierta para agregar trabajos. En repuestos y reparaciones mayores puedes revisar qué conviene exigir antes de aprobar una intervención adicional.
En una relación de consumo, el precio anunciado debe incluir impuestos y costos adicionales; los cargos extra deben informar su motivo y valor. Si la contratación corresponde a una relación de consumo, compara el total y los cargos de desplazamiento, acceso y materiales con esa regla. Para una contratación empresarial fuera de ese ámbito, exige que el contrato defina igualmente los conceptos y su aprobación. Fuente: Congreso de Colombia; Ley 1480 de 2011, texto en Función Pública, art. 26.
Compara las condiciones comerciales con el alcance
Revisa la vigencia de la propuesta, la forma de pago, las condiciones para reprogramar y la manera de acreditar las tareas terminadas. Si tu negocio necesita orden de compra o documentos previos, acláralo antes de aceptar para que el trámite administrativo coincida con el trabajo pactado.
Comprueba cómo se presentan los impuestos y lleva a contabilidad las retenciones que cada propuesta contemple. Compara los totales sobre el mismo tratamiento tributario para la contratación en Cali. La página de factura, IVA y retención ayuda a organizar los soportes que contabilidad necesita revisar.
Elige con las diferencias resueltas por escrito
Identifica quién ejecutaría el servicio y quién respondería ante una inconformidad. Revisa el alcance de la garantía ofrecida y la documentación que respalda la experiencia pertinente. Una expresión comercial como ‘respaldo total’ necesita condiciones concretas para poder evaluarse. Contrasta la identidad del proponente con los documentos de la propuesta y comprueba que describan el mismo trabajo.
Marca cada punto como incluido, excluido o por aclarar. Si el total cambia después de resolver las dudas, conserva la versión actualizada y acepta esa versión. La decisión queda mejor sustentada cuando sabes qué recibes, qué podría costar aparte y qué ocurrirá si el trabajo no puede completarse.